מדיניות אחזקה

בכל ארגון המקיים ומממש תוכנית אחזקה למערכות ולציוד שברשותו נדרשת קודם לכן מחשבה וגיבוש מדיניות אחזקה מתאימה שתשליך ותקבע במידה רבה את תוכנית האחזקה.

נעשה רגע הבחנה בין תוכנית אחזקה ומדיניות אחזקה:

תוכנית אחזקה היא ה"טקטיקה": איזה אחזקה עושים (הוראות אחזקה), מי מתחזק את הציוד, מתי מתחזקים וכו'

מדיניות אחזקה היא ה"אסטרגיה": איזה סוג אחזקה עושים? איזה רמת חלפים מחזיקים בארגון? מה הזמינות הנדרשת מהציוד והמערכות בארגון.

מתולוגיה

לצורך קביעת מדיניות אחזקה בארגון צריך קודם כל לקבוע 2 יעדים:

• יעד תקציבי למימוש תוכנית האחזקה
• יעד זמינות נדרשת ממערך הציוד או לפחות יעד זמינות לציוד הקריטי של הארגון.

פעם שנקבעו 2 יעדים אלה אפשר להתחיל לתכנן מדיניות אחזקה בצורה "ספירלית" כאשר המטרה היא להתכנס ליעדי התקציב והזמינות שנקבעו.

• צעד ראשון: מיפוי של כל הציוד והמערכות בארגון הדורשות אחזקה.
• צעד שני: איסוף של הוראות אחזקה קיימות (אם יש), הוראות אחזקה עפ"י כל דין, המלצות יצרני הציוד לביצוע אחזקה והמלצות של "השטח" כלומר המלצות של מפעילי  ומתחזקי הציוד במצב הקיים.
• צעד שלישי: הכנת תוכנית אחזקה ראשונית שתקבע בצורה גסה את הוראות האחזקה לציוד והמערכות כאשר ברירת המחדל היא ביצוע אחזקה מתוכננת לכל הציוד עם צוותי תחזוקה אירגוניים ועם חלפים,ציוד, צב"ד וכ"ע אירגוניים.
• צעד רביעי: תמחור תוכנית האחזקה הראשונית ובדיקה שתוכנית זו עונה על יעד הזמינות הנדרש.

מכאן והלאה מתחיל תהליך ספירלי של התכנסות כאמור ליעדים: במידה והתוכנית הראשונית עונה ליעדי התקציב והזמינות (נדיר) אזי אפשר להגיד שיש תוכנית אחזקה ויש מדיניות אחזקה. נדרש אולי לעדן ולטייב את התוכנית הראשונית ולהפוך אותה לתוכנית האחזקה הרשמית והמחייבת בארגון.

בדרך כלל זה לא יקרה בניסיון הראשון. אנחנו נגלה כי בבדיקה הכלכלית ובבדיקת הזמינות כי אין עמידה ביעדים אלה ואז נתחיל בתהליך של שינוי ושיפור התוכנית על מנת להתכנס.

מהם הפרמטרים איתם אפשר "לשחק" על מנת להתכנס ליעדים?

• תמהיל בין אחזקת שבר לאחזקה מתוכננת או סוג אחזקה אחר
• תמהיל בין ביצוע האחזקה ע"י צוותים אירגוניים לבין הוצאת תכולות עבודה לקבלנים ( OUTSOURCING).
• שינוי רמות מלאי של חלפים.
• בדיקה של צב"ד וצב"מ נדרש בארגון עצמו אל מול השכרת ציוד או שימוש בקבלנים
• רידוד של הוראות האחזקה הן בתכולות והן בלוחות הזמנים

 כל אחד מהפרמטרים האלה משפיע גם על התקציב וגם על הזמינות על כן התהליך הוא ספירלי. משנים פרמטר אחד, בודקים עמידה ביעדים שוב. אם יש עמידה ביעדים עוצרים, אם לא ממשיכים "לשחק" עם הפרמטרים עד התכנסות.

במצב קיצון אפשר להגיע למצב בו לא ניתן להתכנס ליעדי התקציב והזמינות. המשמעות היא שהיעדים כנראה לא ריאליים על כן יש לקבל החלטה להגדיל את התקציב או לפגוע בזמינות או שניהם, לתכנן מחדש ולבדוק שוב עמידה ביעדים עד סכום.

דוגמא ליחסי גומלין בין הפרמטרים:

נניח כי קבענו בניסיון ראשון כי פריט תחזוקה מסוים, למשל מסוע, יתוחזק בשיטת התחזוקה המתוכננת ע"י צוות אירגוני עם כ"ע, צב"ד וחלפים של הארגון.

במצב זה יש להשקיע נניח כ 200 ש"ע בשנה על תחזוקה המורכב מ 12 טיפולים חודשיים של 10 ש"ע כל אחד וטיפול שנתי של 80 ש"ע. זמן השבתה של המסוע בגין תחזוקה שנתית מתכוננת הוא נניח 80 ש"ע וסך הציוד החלפים והחומרים הדרושים לביצוע אחזקה מתוכננת שנתית כאמור הוא 100 אש"ח.

עכשיו נבדוק חלופות שיעזרו בתהליך ההתכנסות: 

מעבר מתחזוקה מתוכננת ע"י צוות ארגוני לביצוע התחזוקה ע"י קבלן חיצוני בחוזה אחזקה = בפוטנציאל שינוי זה יכול לחסוך בתקציב התחזוקה (בהנחה שמחיר ש"ע קבלן זולה יותר).

נחליט גם שאותו קבלן גם יבצע טיפול בתקלות שבר אם יהיו, במקום טיפול בתקלות שבר ע"י הצוות הארגוני. שינוי זה יכול לגרום לירידה בזמינות בהנחה שצוות העבודה של הקבלן איננו זמין לקריאה מיידית כמו הצוות האירגוני.

נחליט כי מוותרים על טיפול מתוכנן חודשי ועוברים לטיפול דו-חודשי = חיסכון בעלות האחזקה (ש"ע), חסכון בציוד וחומרים לאומת זאת ירידה פוטנציאלית בזמינות המערכת עקב חשש לתקלות שבר.

הקטנה של רמת החלפים במחסן = חסכון בעלות האחזקה לעומת ירידה פוטנצאלית בזמינות המערכת עקב אי זמינות חלפים והמתנה לרכש/אספקה של חלפים בזמן אמת.

בכללי אפשר לראות כי שינוי בפרמטר אחד ישפיע על פרמטר אחר לטובה או לרעה ובסך הכל צריך למצוא את האופטימום עבור כל מערכת וציוד.

סכום  

מדיניות אחזקה היא קביעת האסטרטגיה של תוכנית האחזקה. המדיניות תקבע בסופו של דבר את האופן בו תבוצע תוכנית האחזקה בפועל תוך התכנסות ליעדי תקציב וזמינות.

המדיניות תקבע:

• איזה סוג אחזקה תבוצע לכל פריט – אחזקת שבר, אחזקה מתוכננת, אחזקה אחרת או תמהיל של אחזקות
• סט של הוראות אחזקה מחייבות לביצוע כולל זמני תקן, ציוד נדרש והגדרת בעלי מקצוע לתפקיד.
• מי יבצע את התחזוקה: צוות ארגוני, קבלן
• איזה סט חלפים נחזיק בארגון
• איזה בעלי מקצוע (טכנאים ואנשי תחזוקה) נחזיק בארגון כולל איזה הכשרה ותרגול ניתן להם
• איזה צב"ד, צב"מ ומתקנים נחזיק בארגון.
• איזה קבלנים נדרשים לביצוע התחזוקה כולל סכום חוזה תחזוקה עם/בלי חלפים, זמני תגובה וכו'

המדיניות  צריכה להיות אינטגרטיבית וכוללנית.

יש מדי פעם לעדכן ולרענן את המדיניות ובמיוחד שנקלט פריט תחזוקה חדש או שינוי בתהליך העבודה של הארגון.  

למידע נוסף על קביעת מדיניות אחזקה אופטימלית שתחסוך לארגונך כסף וזמן, צרו קשר עכשיו!