גנט פרויקט ( GANTT CHART) הוא כלי לתכנון וניהול הפרויקט ולמעשה מלווה את הפרויקט עוד משלב התכנון טרם פרויקט ועד סיומו/מסירתו ללקוח.
הגאנט הוא כלי מרכזי ומסמך משמעותי ביותר בכל הקשור לניהול, בקרה, מעקב וסיוע בעמידה ביעדי הפרויקט.
הגאנט הוא אחד הכלים המשמעותיים ביותר העומדים לרשות מנהל הפרויקט על מנת לבצע את תפקידו היטב, למעשה הגאנט צריך להיות מנוהל ומתוחזק ע"י מנהל הפרויקט או מי מטעמו באופן מלא וקבוע.
לפני שניגש לטכניקה עצמה –
איך מכינים גאנט פרויקט טוב, מספר דברים כלליים לגבי הגישה והאסטרטגיה בנושא הכנת גאנט פרויקט:
- ראשית, בעיני, גאנט פרויקט הוא מסמך מאוד אישי וצריך להיות מאוד קשור למנהל הפרויקט למרות שהוא חשוף לכל. הגאנט הוא סוג של "יצירה" בדמותו וברוחו של מי שהכין אותו ועל כן כדאי מאוד שמנהל הפרויקט יכין בעצמו את הגאנט ולא יקבל אותו כהכתבה ממקור אחר. מצב שבו מנהל הפרויקט מקבל גאנט מוכתב עלול ליצור חוסר הזדהות, חוסר אמון וחוסר הבנה של הגאנט – מצב מאוד לא בריא לפרויקט. מנהל פרויקט שמכין בעצמו את גאנט הפרויקט, חזקה עליו שהוא עומד מאחורי התוכנית. מבין אותה לבוריה ומכיר כל פרט ופסיק בתוכנית גם אם אינם מצוינים בגאנט עצמו.
- שנית, על מנהל הפרויקט להכיר היטב את הפרויקט שבפניו. זה אומר קודם כל להכיר את הפעילות (TASKS) הנדרשת להתבצע, את הלקוח (אם יש), את הדרישות החוזיות שבפרויקט, את כל המסמכים המחייבים את הפרויקט (חוזה, הזמנה, מפרט טכני וכו'), את המשאבים העומדים לרשותו (תקציב, כוח אדם, ציוד ומכונות), את רוח ההנהלה בעניין הפרויקט, האם הפרויקט בעדיפות מול פרויקטים אחרים (אם יש כאלה) ובאופן כללי להכיר היטב את סביבת העבודה בה מתבצע הפרויקט.
- בנוסף, יש לסווג את אופי הפרויקט. האם מדובר בפרויקט פיתוח? פרויקט יצור? פרויקט של מתן שירות מסוים וכו'. אופי הפרויקט קובע במידה רבה את ההתנהלות ומתן הדגשים בפרויקט. לדוגמא, פרויקט פיתוח יאופיין ע"י ריבוי סקרי תיכון וייתן דגש להורדת סיכוני פיתוח בשלב מוקדם של הפרויקט. פרויקט יצור מן הסתם יתאפיין בטכנולוגיה, מיכון, תהליכי יצור אפקטיביים וכו'. פרויקט שירות יתאפיין בקשר טוב עם הלקוח, הבנת צרכי ואילוצי הלקוח.
אז איך מכינים גאנט פעילות טוב?
ראשית צריך להכיר היטב את המסגרת הכללית של הפרויקט ואת כל ההתחייבויות ה"קשות" של הפרויקט. התחייבויות קשות הם אילוצים והגדרות שמגיעות מהמסמכים המחייבים (נקרא גם "מסמכים קשורים") של הפרויקט כמו חוזה, הזמנה, מפרט טכני, SOW וכו'.
במסמכים אלה יימצאו הגדרות מחייבות לפרויקט כמו מועד התחלת הפרויקט, מועד סיום הפרויקט, אבני דרך חוזיות לתשלום או לא לתשלום. בנוסף ייתכן ובהגדרות יש דרישה להשתמש בציוד מסוים או תהליך מסוים או להתחבר לספק מסוים, הגדרות שאינן לשיקול דעתו של מתכנן הפרויקט.
פעם שכל האילוצים וההגדרות מתוך המסמכים המחייבים ברורים ומסוכמים אפשר להתחיל לבנות את גאנט הפרויקט על ציר הזמן.
בשלב הזה יש לנו כבר מספר נקודות על ציר הזמן כאמור ועכשיו צריך להשלים את הגאנט ע"י הגדרת הפעילויות בשילוב עם אבני הדרך הקיימות.
בשלב זה צריך להעיר – במידה ואין הגדרות מחייבות לאבני דרך מהמסמכים הקשורים מומלץ וכדאי לייצר אבני דרך פנימיות על מנת שיהיו לנו נקודות בקרה ובדיקה על ציר הזמן של הפרויקט מעבר לנקודת התחלה וסיום.
לגבי הפעילויות :
הפעילויות שנכניס לגאנט צריכות להיות מוגדרות היטב, בעלות תכולת עבודה ברורה ומדידה כך שאין ספק לגבי התחלה וסיום של כל פעילות.
הפעילויות כמובן צריכות להירשם בסדר הכרונולוגי של ביצוען (עד כמה שניתן) כך שבסוף נקבל מעין "מפל" של פעילויות (פעילות שמתחילה מוקדם יותר תהיה בראש הדף) וכן הלאה.
כמובן שהפעילויות צריכות להיות רלוונטיות וקשורות היטב לכלל הפרויקט כך שסך כל הפעילויות יביאו לסיומו המוצלח של הפרויקט.
סדר הפעילויות צריכות להיות בסדר הגיוני ו"זורם" בהתאם למציאות שבה יתנהל הפרויקט ויקל על בעלי העניין להבין ולבצע את הפרויקט בצורה מיטבית. רצוי לתכנן מראש על ביצוע פעולות במקביל עד כמה שניתן על מנת לקצר ולייעל את סך משך הזמן הכללי של הפרויקט.
לגבי מספר הפעילויות בגאנט:
בסופו של דבר הגאנט צריך להיות מנוהל ונשלט. ריבוי פעילויות מצד אחד או צמצום פעילויות למספר בודד פוגמים ביכולת לנהל ולשלוט בגאנט ובפרויקט, על כן צריך להפעיל שיקול דעת לגבי ה"רזולוציה" של הפעילויות. מצד אחד לא להגזים עם מספר הפעילויות ולא לפרט יתר על המידה, מאידך, לא לייצר פעילויות גדולות, ארוכות ומורכבות מדי. עניין זה נשאר להחלטתו של מנהל הפרויקט או מי שמכין את הגאנט כך שהגאנט יהיה "נוח" לטיפול ותחזוקה.
קישור בין פעילויות:
לרוב מתקיים איזשהו קשר הגיוני בין פעילויות מבחינת התחלה וסיום של פעילויות למשל בדוגמא של בניית מבנה לא ניתן לצקת תקרה לפני הקמת קירות צד, על כן, במקרה הזה הקשר יהיה מסוג (FS)START-FINISH כלומר צריך קודם לסיים את הקירות לפני שיוצקים את הגג. באופן דומה יש קשרים מסוג (SS) START-START, Finish -Finish (FF), Start – Finish (SF)
שלב הבא יהיה להקצות או לקשר משאבים ( RESOURCES) לכל פעילות.
משאבים הם כל האמצעים הדרושים לביצוע פעילות מסוימת, בדרך כלל זה משאב כוח אדם (טכנאי, עובד יצור, מהנדס וכו') אך יכול להיות גם אמצעי (מכונה או מכשיר שצריך לנהל לדוגמא מנוף, מחרטה וכו') או משאב אחר שיכול להשפיע על הפרויקט למשל זמינות של אתר מסוים או נכס מסוים.
עניין הקצאת והגדרת המשאבים לפעילות הוא קריטי מכיוון שהוא עלול לשנות את הגאנט במידה ומתברר כי המשאבים הנדרשים לביצוע פעילות מסוימת אינם זמינים במלואם בזמן הנדרש. במקרה זה יש כמה אפשרויות "תיקון".
האחד זה "לגייס" משאבים מחוץ לארגון, שנית ניתן להגביר את יכולת הארגון ע"י הוצאת עבודות מחוץ לארגון ( OUTSOURCING, עבודת קבלנים). ניתן כמובן גם לדחות או להאריך פעילות בגאנט על מנת לתת מענה משאבים לצורך מימוש הפעילות (פתרונות מסוג זה הם בדרך כלל בעדיפות אחרונה).
צריך לזכור!!
הכנת גאנט פרויקט בשלב טרום פרויקט הוא בעקרון הערכה או חיזוי של העתיד. אנחנו משקיעים זמן רב וחשיבה מעמיקה להגדיר פעילויות ולהעריך כמה זמן יידרש לביצוע כל פעילות ואיזה נשאבים נדרשים לשם כך. בסיכומו של דבר המציאות היא שקובעת ובדרך כלל אנחנו מגלים כי יש "סטיות" בגאנט מול המציאות על כן צריך לתחזק את הגאנט באופן קבוע, לעדכן, לשנות, להוסיף או לבטל פעילויות ולדאוג שהגאנט ישקף את המציאות בכל רגע נתון עד כמה שניתן.
את הגאנט בונים בכלים מקצועיים לצורך הזה